Wochenbericht · Beispiel
Woher kamen die Anfragen?
- Website
- Google
- Empfehlung
- Meta
Werte schematisch, ohne echte Daten.
Leistungen · Alles, was nur Ihr Team sieht
Prozessautomatisierung
In den meisten Praxen geht Zeit nicht an schwierigen Aufgaben verloren, sondern an einfachen: Termine verschieben, Post sortieren, Daten übertragen. Das lässt sich automatisieren. Schritt für Schritt, und jeder Schritt gibt Zeit zurück.
01Kommunikation & Termine
Ihre Rezeption nimmt am Tag vierzig Anrufe entgegen. Dreißig davon sind Terminverschiebungen.
Das ist kein Personalproblem. Es ist ein Kanalproblem: Der einzige verfügbare Weg ist das Telefon, also nutzen ihn alle — auch für Anliegen, die keinen Menschen brauchen.
Wir schaffen die anderen Wege. Termine online buchen und verschieben, Erinnerungen automatisch, Rückfragen über WhatsApp. Und was am Telefon bleiben soll, übernehmen geschulte Telefonagenten — nicht ein Sprachmenü, in dem man vier Tasten drückt, sondern Menschen, die nachfragen und wirklich weiterhelfen.
Was wir übernehmen
- Telefonagenten für Anrufe — geschult, statt klassischem Sprachmenü
- Terminvergabe und -verschiebung ohne Anruf
- Erinnerungen und Bestätigungen
- WhatsApp als Kanal für Rückfragen und Nachsorge
- Erreichbarkeit außerhalb der Sprechzeiten
- Recall nach Behandlungen
- Weniger Terminausfälle durch mehrstufige Erinnerung
Was wir nicht tun
Keine Terminvergabe ohne Ihre Regeln. Welche Termine wie lange dauern, wer sie bekommt und was gesperrt bleibt, legen Sie fest. Und medizinische Fragen beantworten die Telefonagenten nicht — dafür übergeben sie an Ihr Team.
Unsere eigene Terminvereinbarung läuft mit demselben System, das wir Praxen einrichten. Wir kennen die Fehlerfälle, weil sie bei uns zuerst auftreten.
Anrufe am Tag, schematisch
vorhernachher
Nach den Sprechzeiten nimmt ein geschulter Telefonagent ab — kein Sprachmenü.
Heute
- 08:30Online gebucht
- 09:15Online gebucht
- 10:00Online gebucht
- 11:30Online gebucht
- 14:00Online gebucht
- 15:45Online gebucht
02Posteingang & Dokumente
Jede E-Mail wird zweimal gelesen: einmal, um zu wissen, worum es geht, und einmal von der Person, die zuständig ist.
Bei zweihundert Mails pro Woche ist das ein halber Arbeitstag, der nur für Verteilung draufgeht.
Eine Klassifizierung nimmt diesen Schritt weg: Terminwunsch, Rezeptanfrage, Bewerbung, Rechnung, Presse — jede Nachricht landet dort, wo sie hingehört. Und was Daten enthält, wird gleich ausgelesen.
Was wir übernehmen
- Klassifizierung und Verteilung des Posteingangs
- Antwortentwürfe für wiederkehrende Anliegen
- Auslesen von Rechnungen, Befunden, Angeboten, Verträgen
- Übertragung in Ihre Systeme statt Abtippen
- Erkennen dringender Nachrichten
Was wir nicht tun
Nichts wird automatisch gelöscht oder beantwortet, ohne dass Sie es freigegeben haben. Sortieren ist etwas anderes als Entscheiden.
Für eine Klinik haben wir eine digitale Beratungsakte gebaut: Patientendaten werden einmal erfasst und per Klick in die Verwaltungssoftware übertragen. Kein zweites Eintippen, keine Übertragungsfehler.
Posteingang
- Termin verschieben?Terminwunsch
- Folgerezept bitteRezept
- Bewerbung MFABewerbung
- Rechnung LaborRechnung
- Neuer Termin gewünschtTerminwunsch
- Anfrage InterviewPresse
Rechnungsnummer
Betrag
Fälligkeit
03Kundenservice & Bewertungen
Auf die gute Bewertung antwortet niemand. Auf die schlechte antwortet jemand zu schnell.
Bewertungen sind für Praxen der wichtigste Vertrauensfaktor und gleichzeitig die Aufgabe, die im Alltag hinten runterfällt. Und wenn doch geantwortet wird, dann oft im falschen Moment.
Wir automatisieren den Ablauf bis zur Freigabe: Neue Bewertungen werden erkannt, ein Antwortentwurf liegt bereit, Sie geben frei oder ändern. Gleichzeitig werden zufriedene Patienten systematisch um Feedback gebeten — das ist der wirksamste Teil.
„Freundliches Team, kurze Wartezeit. Gerne wieder.“
Beispielbewertung
Antwortentwurf
Vielen Dank für Ihre freundlichen Worte. Wir freuen uns, dass Sie sich bei uns gut aufgehoben gefühlt haben.
Was wir übernehmen
- Überwachung von Google, Jameda und weiteren Portalen
- Antwortentwürfe im Ton Ihrer Praxis
- Systematische Feedbackanfragen nach Behandlungen
- Hinweis bei kritischen Bewertungen, bevor sie Wirkung entfalten
- Interne Wissensbasis, damit Ihr Team einheitlich antwortet
Was wir nicht tun
Keine Antwort geht ohne Freigabe raus. Und wir versprechen nicht, dass unwahre Bewertungen entfernt werden — wir können den Weg gehen, entscheiden tun die Portale.
Für eine Klinik haben wir Feedbackanfragen automatisiert und gegen unwahre Bewertungen vorgehen lassen. Ergebnis: 70 % mehr Rückmeldungen zufriedener Patientinnen und Patienten.
04Personal & Bewerbungen
Bewerbungen bleiben zwei Wochen liegen. Die guten Bewerber sind dann weg.
Reaktionsgeschwindigkeit entscheidet bei Fachkräften mehr als das Gehalt. Wer nach drei Tagen noch keine Antwort hat, ist woanders im Gespräch.
Eine Vorsortierung schafft die Zeit: Eingangsbestätigung sofort, Unterlagen strukturiert aufbereitet, offensichtlich Unpassendes vorsortiert, Gesprächstermine automatisch vorgeschlagen.
- Eingang
- Bestätigt
- Aufbereitet
- Gespräch vorgeschlagen
Was wir übernehmen
- Sofortige Eingangsbestätigung
- Aufbereitung der Unterlagen in vergleichbarer Form
- Vorsortierung nach Ihren Kriterien
- Terminvorschläge für Gespräche
- Rückmeldungen an Abgelehnte, die nicht nach Textbaustein klingen
Was wir nicht tun
Keine Auswahlentscheidung durch Software. Vorsortieren heißt nicht aussortieren — Sie sehen alle Bewerbungen.
05Daten & Reporting
Sie wissen, wie viele Patienten kamen. Sie wissen nicht, woher.
In den meisten Praxen liegen die Zahlen in vier Systemen: Praxissoftware, Website, Google, Meta. Sie zusammenzuführen kostet einen halben Tag im Monat — also passiert es selten.
Wir automatisieren die Zusammenführung. Sie bekommen jede Woche einen Bericht, der die Fragen beantwortet, die Sie tatsächlich haben: Woher kommen Anfragen, was wird daraus, wo hakt es.
Was wir übernehmen
- Wochen- und Monatsberichte, automatisch
- Herkunft der Anfragen über alle Kanäle
- Was aus Anfragen wird
- Auslastung und Ausfälle
- Abgleich zwischen Praxisverwaltung, Website und Werbekonten
- Hinweis bei Auffälligkeiten, statt auf den Monatsbericht zu warten
Was wir nicht tun
Keine Berichte mit dreißig Kennzahlen. Wir zeigen, was zu Entscheidungen führt.
06Systeme & Anbindung
Das klingt gut. Aber unsere Software ist von 2011.
Das ist der häufigste Einwand, und meistens ist er kein Hindernis. Systeme müssen nicht modern sein, um angebunden zu werden. Sie müssen nur einen Weg nach draußen haben — und den gibt es fast immer, notfalls über Umwege.
Wir bauen keine Insellösung neben Ihrem Betrieb. Wir verbinden das, was schon läuft.
Was wir übernehmen
- Anbindung an Praxisverwaltung, Warenwirtschaft, Kalender, Postfächer
- Automatisierungsplattform als Rückgrat
- Mehrere spezialisierte Systeme statt eines Alleskönners
- Betrieb, Überwachung, Fehlerbehandlung
- Klare Übergabe an Menschen, wenn etwas nicht automatisch geht
- Datenschutzarchitektur: EU-Verarbeitung, Trennung, Protokollierung
Was wir nicht tun
Wir tauschen nicht Ihre Praxissoftware aus, um unsere Arbeit zu vereinfachen. Wenn ein Wechsel sinnvoll ist, sagen wir das — entscheiden tun Sie.
Unsere eigenen Abläufe laufen auf demselben Aufbau. Terminvereinbarung, Inhaltsproduktion, Auswertung — produktiv, nicht als Demo.
Automatisierungs-
plattform
plattform
Praxisverwaltung
Kalender
Postfach
Website
Warenwirtschaft
Schema: Ihre bestehenden Systeme bleiben, die Plattform verbindet sie.
Wie ein Projekt abläuft
- 01
Analyse
Wir sehen uns an, was vorhanden ist und wo der größte Hebel liegt. Ergebnis ist eine Empfehlung mit Reihenfolge und Aufwand.
Was Sie brauchen: Ein Gespräch, Zugriff auf bestehende Zugänge.
- 02
Aufbau
Wir bauen, was besprochen wurde. In Abschnitten, damit früh etwas läuft.
Was Sie brauchen: Freigaben. Bei Inhalten fachliche Prüfung. Rechnen Sie mit ein bis zwei Stunden pro Woche.
- 03
Betrieb
Wir betreiben, überwachen und entwickeln weiter.
Was Sie brauchen: Nichts Regelmäßiges. Sie melden sich, wenn etwas anders laufen soll.
Zu Kosten sagen wir nichts pauschal. Der Aufwand hängt davon ab, wie viel vorhanden ist und wie viele Abläufe betroffen sind. Im Gespräch bekommen Sie eine belastbare Einschätzung, keine Preisliste.
Datenschutz und Grenzen
- Verarbeitung in der EU
- Auftragsverarbeitungsvertrag, Pseudonymisierung wo möglich. Keine Patientendaten in offene Modelle.
- Heilmittelwerberecht
- Wir kennen die Grenzen für Werbung im Medizinbereich und halten sie ein — auch gegen den Wunsch nach stärkeren Formulierungen.
- Kennzeichnung
- Wo eine KI antwortet, steht das dran.
- Keine Fernbehandlung
- Unsere Systeme beraten nicht medizinisch. Das ist technisch abgesichert, nicht nur eine Ansage.
- Freigabe durch Menschen
- Inhalte, Antworten, Veröffentlichungen — Sie entscheiden.
- Ihre Daten bleiben Ihre Daten
- Auch nach einer Zusammenarbeit.
Zur konkreten rechtlichen Ausgestaltung in Ihrem Fall sprechen Sie bitte mit Ihrem Anwalt. Wir sind Agentur, nicht Kanzlei.