Der große E-Mail-Marketing Guide

In der näheren Vergangenheit haben wir uns mit den Unterschieden von Inbound- und Outbound Marketing beschäftigt. Heute möchten wir an diese Thematik anschließen und uns mit einer speziellen Methode des Outbound Marketings näher beschäftigen. Unser Thema heute ist das E-Mail-Marketing, eine sehr beliebte Online Marketing Methode um Kundenpflege zu betreiben. Damit auch Sie zukünftig mit E-Mails Kunden gewinnen können, haben wir in diesem Artikel das wichtigste aus der Online Marketing Praxis zusammengefasst.

Was ist E-Mail-Marketing?

Der Begriff des E-Mail-Marketings ist recht selbsterklärend. Es handelt sich demnach um das versenden von E-Mails zu Online Marketing zwecken. Ziel ist es E-Mails an bestehende Empfänger bzw. Kunden zu versenden, um diese über Produkte und Dienstleistungen zu informieren. Die wohl bekannteste E-Mail-Marketing Maßnahme ist der klassische Newsletter. Als Internetnutzer des 21. Jahrhunderts sehen wir uns alle fast täglich den elektronisch abonnierten Rundschreiben ausgesetzt, nutzen diese zu unserem Vorteil, oder fühlen uns davon genervt. Newsletter sind E-Mails von Unternehmen, welche in regelmäßigen Abständen verschickt werden. Neben dieser Form der periodischen Newslettern gibt es auch die Möglichkeit in unregelmäßigen Abständen E-Mails zu versenden. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie über aktuelle Aktionen oder neue Produkte informieren möchten.
Der Begriff E-Mail Marketing ist damit auch für den Laien schnell verstanden. Allerdings assoziieren viele Menschen den eigenen Spam-Ordner mit unternehmensseitiger E-Mail Werbung. Im Alltag ist es tatsächlich keine Seltenheit, dass die Newsletter entweder automatisch im Spam landen oder von Ihnen dorthin verbannt werden.
Warum sollten Sie also Geld und Zeit in etwas investieren, was ohnehin im „Mülleimer des Internets“ landet. Welche Vorteile das E-Mail-Marketing auch für Ihr Unternehmen hat und wie Sie es schaffen, dass Ihre Newsletter gerne gelesen werden erfahren Sie in den nächsten Abschnitten.
E-Mail Marketing: Ein völlig unterschätztes Werkzeug
Bevor es also gleich darum geht wie die „perfekte“ Newsletter Kampagne aussieht möchten Sie sicher wissen welche Vorteile eine E-Mail Kampagne bietet.
Jeder Unternehmer will seine Kosten minimieren. Das E-Mail-Marketing ist gegenüber dem fast schon antiquiert wirkenden Postversand erheblich günstiger. Je nach Umfang eines klassisch verschickten Infobriefs fallen Kosten von bis zu 1 Euro an pro Stück. Der Newsletter ist da mit 0,01 Cent deutlich kosteneffizienter. Und mal ehrlich: Lesen Sie noch die vielen Postwurfsendungen und Werbeheftchen die wöchentlich in Ihrem Briefkasten landen?
Ein weiterer Faktor ist die Messbarkeit. Vereinzelt ist es schwer den Erfolg von Marketing Maßnahmen korrekt zu messen. Eine E-Mail-Marketing Kampagne lässt sich hingegen ganz einfach und genau messen. Mithilfe von diversen Marketing Tools lässt sich die Klick- und Öffnungsrate exakt bestimmen. Dies bietet Ihnen als Unternehmer einen schönen Überblick darüber ob Ihre E-Mails auch tatsächlich gesehen werden oder doch im Spamordner landen. Generell lassen die zu messenden Werte eine Vielzahl an Rückschlüssen zu, was Ihnen dabei helfen wird den Kanal sukzessive zu optimieren.
Die bereits angesprochenen Marketing Tools speziell für E-Mails bieten jedoch noch viel mehr Vorteile. Einer der wohl bedeutendsten Vorteile ist die Personalisierbarkeit der Newsletter. Viele Marketing Maßnahmen sind „allgemein“ gestaltet und richten sich in Ihrer Ansprache an „Jedermann“. Diverse Tools bieten die Möglichkeit ohne viel Aufwand individuelle Newsletter zu erstellen. Den Empfänger werden Sie mit einer „persönlichen“ E-Mail deutlich schneller überzeugen, als mit standardisierten Werbeflyern. Als Online Marketing Agentur aus Düsseldorf nutzen wir für unsere E-Mail-Marketing Maßnahmen das Tool „Mailchimp“.
Ein Newsletter bietet Ihnen auch die Möglichkeit sich besonders nachhaltig in die Wahrnehmung Ihrer Kunden zu platzieren. Mithilfe eines Newsletters können Sie sich sicher sein, dass Ihr Empfänger regelmäßig erinnert wird, welche Vorteile Ihr Unternehmen ihm bietet. Dabei müssen Sie sich also nicht länger darauf verlassen, dass Ihre Anzeigen bei Facebook und Co. auch den richtigen Personen gezeigt werden. Denn Sie haben es in der Hand wer Ihre Nachricht erhält!

Achtung! Datenschutz im E-Mail-Marketing

Eine ganze Reihe an Vorteilen also, aber vorsichtig vor unvorbereiteten Impulsmailings. Bevor Sie jetzt anfangen und alle E-Mail-Adressen Ihrer Kunden aus Ihren Unterlagen zu suchen beachten Sie die Vorgaben zum Datenschutz, um nicht unnötigerweise abgemahnt zu werden. Der Datenschutz ist spätestens seit dem 25.05.2018 zu einer europaweiten Eisbahn geworden, auf dem vereinzelt unvorsichtige Marketer ins Straucheln geraten:
Möglicherweise haben Sie bereits von der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) gehört. Im Mai 2018 sorgte diese EU-weite Datenschutz Regelung für viel Aufregung. Die DSGVO beinhaltet diverse Vorgaben für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Die Regelungen sind sehr strikt und sollten in jedem Fall von Ihnen eingehalten werden um teure Gerichtsverfahren zu vermeiden.
Die gesamte DSGVO in diesem Artikel zu erklären würde definitiv den Rahmen sprengen. Im Folgenden daher einmal die wichtigsten Aspekte für Newsletter.

• Sie benötigen in jedem Fall eine eindeutige Einwilligung des Betroffenen um dessen Daten erheben zu dürfen. Darunter fällt natürlich auch die E-Mail-Adresse. Als Standard gilt hier die Double-Opt-In Anmeldung (Anmeldung + Bestätigung per E-Mail Bestätigungslink)
• Wenn Sie E-Mail-Adressen über Anmeldeformulare sammeln müssen Sie auf die Datenschutzregelungen und den Verwendungszweck hinweisen. Zudem müssen Sie klarstellen, dass ein Widerruf jederzeit möglich ist.
• Darüber hinaus muss ein kommerzieller Newsletter immer Ihr Impressum (bzw. einen Link dahin) enthalten. Zusätzlich muss ein Abmeldelink im Newsletter vorhanden sein.

Grundsätzlich müssen Sie wissen, dass Ihnen als Unternehmer die gesamte Verantwortung der Datenerhebung obliegt. Wenn Sie sich unsicher sind kontaktieren Sie gerne einen unserer Online Marketing Experten zum Thema E-Mail Marketing.

E-Mail-Marketing Adressbuch aufbauen

Nachdem Sie nun wissen worauf Sie beim Datenschutz achten müssen, wollen Sie natürlich auch datenschutzkonform E-Mail-Adressen sammeln. Aber wie können Sie als Unternehmer nachhaltig einen guten Adressbestand aufbauen?
Die wohl bekannteste Möglichkeit ist ein Newsletter Anmeldeformular auf der Website zu präsentieren. Dieses Anmeldeformular bzw. den Newsletter können Sie natürlich zu Beginn auch zusätzlich bewerben. Auch die Veranstaltung von Gewinnspielen ist eine gerne gewählte Möglichkeit zum Sammeln von Kontakten. Dort müssen die Teilnehmer mit Ihren E-Mail-Adressen „bezahlen“, um teilnehmen zu können. Besonders für Online Shops ist es ohne große Probleme möglich, E-Mail Kontaktdaten zu sammeln. Im Bestellvorgang kann man den E-Mail Newsletter anbieten, bereits davor mit Rabatten werben, wenn der Kunde sich zum Newsletter anmeldet. Es gibt also verschiedenste (mehr oder weniger kreative) Ansätze an die wertvollen Daten Ihrer Kunden zu kommen. In der Online Marketing Praxis ist eine Kombination von Methoden empfehlenswert.
Dies sind die „klassischen“ Wege um die eigene Sammlung von Adressdaten zu erweitern. Natürlich sind der Kreativität keine Grenze gesetzt, solange der Datenschutz beachtet wird. Wer ein wenig nach E-Mail Marketing Maßnahmen recherchiert der wird schnell feststellen, dass auch der Ankauf von vermeintlich affinen E-Mail Kontakten eine Möglichkeit ist. Das eigene Adressbuch zu füllen. Diese „schnellen“ Methoden sind aber nicht nur rechtlich sehr bedenklich, obendrein sind diese gekauften E-Mail-Adressen vollkommen nutzlos, da die Personen vermutlich kein Interesse an Ihren Produkten haben werden (schon gar nicht wenn sie nicht einmal wissen, woher genau Sie ihre E-Mail Adresse haben). Setzten Sie also lieber auf eine nachhaltige Methode und lassen Sie die Finger von attraktiv wirkenden (und auch deutlich einfacheren) Wegen.

Die Grundregeln für gutes E-Mail-Marketing

Nun haben Sie die ersten E-Mail-Adressen gesammelt und möchten mit Ihren Newslettern starten. Damit diese aber auch erfolgreich sind werden wir in den folgenden Absätzen die wichtigsten Grundregeln für kommerzielle und zielführende E-Mails erläutern.

1. Häufigkeit

Zunächst sollten Sie sich immer Gedanken darüber machen wie oft Sie Ihren Kunden ansprechen möchten. Diese Thematik ist nicht ganz so einfach. Es gibt hier keine „goldene“ Regel, denn besagte Häufigkeit hängt unter anderem von dem verkauften Produkt ab.
Versenden Sie zu wenige Newsletter besteht die Gefahr, dass der Kunde Sie vergisst. Dies würde Ihre Kundenbeziehung langfristig beschädigen.
Auf der anderen Seite gilt es in jedem Fall zu verhindern, dass Sie dem Kunden durch zu viele E-Mails auf die Nerven gehen. Wenn uns etwas nervt, versuchen wir uns dem Ganzen zu entledigen. In unserem konkreten Beispiel wäre es eine Abmeldung vom Newsletter.
Sie müssen also die „goldene Mitte“ finden. Aber wie? Diese Frage ist gar nicht so einfach zu beantworten. Zu pauschalisieren wäre hier ein großer Fehler, weil jede Zielgruppe unterschiedlich ist. Und dort liegt die Lösung: Ihre Zielgruppe. Die wohl beste Möglichkeit ist es bei der Zielgruppe direkt nachzufragen wie oft diese Ihren Newsletter erhalten möchte. Nutzen Sie dafür eine kurze Umfrage, welche Sie an Ihre Newsletter Empfänger versenden. Aus diesen Ergebnissen können Sie die gewünschte Frequenz ableiten. Eine regelmäßige Wiederholung dieser Befragung ist zudem sinnvoll. Wenn Sie sich unsicher sind sprechen Sie uns an und profitieren Sie von unserer Online Marketing Expertise.

2. Zeitpunkt

Bleiben wir beim zeitlichen Aspekt Ihres Newsletters. Im nächsten Schritt ist es wichtig den Zeitpunkt zu konkretisieren. Auch der Zeitpunkt wann Ihre E-Mails am ehesten geöffnet werden ist stark abhängig von Ihrer Zielgruppe. Daher gilt hier Probieren geht über Studieren! Testen Sie einfach ein paar unterschiedliche Tageszeiten/Wochentage und schauen Sie wann Sie die besten Öffnungsraten erzielen.
Grundsätzlich hilft eine logische Herangehensweise das ideale Timing zu bestimmen: Ein Newsletter im B2B Bereich wird vermutlich an Werktagen häufiger gelesen als am Wochenende. Bei B2C ist es mitunter genau umgekehrt und am Wochenende nehmen sich die Empfänger Zeit zum Lesen. Im besten Fall haben Sie bereits einige Erfahrungen aus anderen Online Marketing Maßnahmen. Diese können Sie dann als Orientierung nutzen.

3. Absender Adresse

Ihre Absender E-Mail-Adresse scheint zunächst nicht kriegsentscheident zu sein. Die hat ja keinen Einfluss auf den Newsletter selbst, oder? In Wahrheit hat dieses kleine Detail eine große Bedeutung.
Besonders gerne genutzt werden sogenannte „noreply“ E-Mail-Adressen. Die signalisieren dem Empfänger das eine vermeintliche Antwort nicht bei Ihnen ankommen wird, das wiederum hilft Ihnen bei der Organisation der Kundenkommunikation. Als Beispiel könnte eine Rechnungsmail ein möglicher Einsatzort für „noreply“ sein.
Dieser spezielle Absender bringt allerdings mehr Probleme als nutzen. Zunächst fühlt sich der Empfänger nicht wertgeschätzt, wenn Ihm praktisch die Möglichkeit zu antworten genommen wird.
Der allerdings noch schwerer wirkende Effekt ist, dass solche Newsletter viel häufiger als Spam erkannt werden von E-Mail Diensten. Ihre Zustellbarkeitsrate leidet demnach enorm.
Daher raten wir als Online Marketing Agentur davon ab solche „noreply“ Adressen zu verwenden. Nutzen Sie stattdessen individualisierte Firmen Adressen. Dies wirkt professionell und wird auch etliche Spam Probleme lösen.

4. Länge des Newsletters

Die Länge einer E-Mail scheint zwar unbegrenzt, doch wer ließt gerne Kettenbriefe? Aus genau diesem Grund müssen den Informationsgehalt möglichst hoch halten, aber dennoch die Läge eines Newsletters nicht überstrapazieren. Besonders wenn es um kommerzielle E-Mails geht sollten Sie den Umfang des Inhalts möglichst minimal halten. Nutzen Sie für Ihre Newsletter nur kurze Texte mit zusätzlichen visuellen Anreizen. Streng genommen möchte Sie nur einen Ausblick geben, um das Interesse zum Weiterlesen anzuregen. Nutzen Sie weiterführende Links, damit der Empfänger die Möglichkeit hat sich zusätzliche Informieren bei Bedarf über Ihre Website oder den Shop einzuholen.
Auch wenn Sie sehr viel zu berichten haben, sollten Sie die Menge an Themen reduzieren. In der Praxis werden 80% Ihrer Empfänger den ersten Link anklicken und nicht die nächsten Absätze lesen. Wenn Sie also viele Themen mitzuteilen haben sollten Sie zunächst so gut wie möglich kürzen. Priorisieren Sie Ihre Inhalte und packen Sie das Wichtigste nach oben.

5. Ein Betreff der Neugier weckt

Der erste Eindruck zählt! So ist es auch bei Ihren E-Mails. Wenn Ihr Newsletter im Postfach des Empfängers landet wird dieser zuerst den Betreff lesen. Der Betreff hat somit einen enormen Einfluss darauf, ob Ihre Mail geöffnet wird oder direkt im Papierkorb landet.
Der Betreff sollte daher neugierig machen und den Empfänger überzeugen, dass er die E-Mail unbedingt lesen muss. Die wichtigsten Keywords sollten daher am Anfang des Titels stehen. Der Inhalt sollte zudem an die Zielgruppe angepasst werden. Seien Sie Kreativ und testen Sie diverse Möglichkeiten aus. Vergessen Sie dabei aber nie, dass der Betreff keine leeren Versprechungen enthalten darf. Ein sogenannter „Click-Bait“ Titel wird die Empfänger verärgern, wenn Sie nicht die Inhalte bekommen, welche Sie erwartet haben.
Achten Sie neben dem Inhalt des Betreffes auch auf die richtige Form. Die Länge sollte nicht 50 Zeichen übersteigen. Somit stellen Sie sicher, dass der Betreff nicht abgeschnitten wird. Abgeschnittene Titel und Texte funktionieren im Online Marketing erheblich schlechter, als gänzlich ausgeschriebene Passagen. Für den Betreff gilt also: Kurz und knackig, liest sich zackig. 😉

6. Newsletter Content und Design kreativ gestalten

Nachdem Sie es geschafft haben den Empfänger zum Öffnen der E-Mail zu bewegen müssen Sie mit einem schicken Design und informativen Inhalt überzeugen. Zunächst soll es um den Inhalt gehen und dann um die Design Prinzipien des Contents.
Wie der Umfang der Inhalte aussehen soll wissen Sie bereits. Die Inhalte müssen aber nicht nur den perfekten Rahmen haben, sondern auch eine hohe Relevanz für die Zielgruppe bieten. Der Inhalt sollte dabei zu 90% aus nützlichen Informationen bestehen. Lediglich 10% oder weniger sollten werbliche Inhalte sein. Kein Kunde möchte eine E-Mail lesen ohne am Ende einen Vorteil für sich zu erfahren.
Achten Sie zudem darauf, dass Sie Ihren Kunden persönlich ansprechen. Die aktuellen E-Mail-Marketing Tools bieten großartige Möglichkeiten um personalisierte Newsletter zu verschicken. Kennen Sie beispielsweise den Namen Ihres Kunden können Sie dies nutzen um Ihren Empfänger ganz persönlich mit Namen anzusprechen. So macht Ihre E-Mail den Eindruck kein Massenprodukt zu sein. Differenzieren Sie sich indem Sie sich möglichst viel Mühe mit Personalisierung und Gestaltung geben.
Je besser Sie Ihren Newsletter also auf den Empfänger anpassen, desto größer ist die Chance, dass auch der Kunde glücklich wird mit seiner Entscheidung die Mail geöffnet zu haben. Beantworten Sie daher immer diese Fragen:

• Steht der Leser im Mittelpunkt?
• Wie verkäuferisch ist die E-Mail?
• Was interessiert meinen Leser?
• Wie kann ich diese Interessen/Probleme für meinen Leser aufgreifen?

Wenn Sie die passenden Themen gefunden haben müssen Sie nicht nur die entsprechenden Texte verfassen, sondern ein ganzheitliches Konzept erstellen für Ihre E-Mail. Machen Sie sich also Gedanken darüber welche Atmosphäre Ihr Newsletter transportieren soll.
Dem Leser soll ein einheitliches Bild präsentiert werden sobald er auf die E-Mail klickt. Neben prägnanten Überschriften und kurzen Texten gehören besonders auch visuelle Inhalte zu einem perfekten Newsletter. Nutzen Sie dazu hochwertige Fotos, Illustrationen oder Infografiken.
Die verschiedenen Elemente sollten nach grundlegenden Design Regeln strukturiert und angeordnet werden. Je nach Newsletter kann es sinnvoll sein einen professionellen Designer zu engagieren um perfekte Ergebnisse zu erzielen. Als Online Marketing Agentur arbeiten auch wir mit Designern zusammen, um die besten Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen.
Besonders in der heutigen Zeit ist es wichtig, dass Newsletter auch auf Mobilgeräten gut aussehen. Das Stichwort hier lautet „Responsive Design“. Dies bedeutet, dass Ihre E-Mail auf Smartphones und Tablets in einem angepassten Design erscheint. Dies erleichtert das Lesen auf dem kleinen Display. Viele aktuelle E-Mail-Marketing Tools bieten die Option ein Responsive Design zu erstellen.
Neben dem großartigen Content und einem perfekten Design sollten Sie jedoch eine Sache nie vergessen. Sie möchten den Empfänger der E-Mail dazu bewegen eine Aktion auszuführen. Dies könnte beispielsweise der Besuch Ihrer neuen Website sein. Nutzen Sie daher „Call to Action“ Buttons in Ihrem Newsletter. Wird dieser Button geklickt gelangt der Kunde zu einem von Ihnen gewählten Link. Ein solcher „Call to Action“ Button wird meistens unter Ihrem kurzen Text platziert und fordert den Leser zum „Weiterlesen“ oder „Mehr erfahren“ auf.
Wenn Sie einige Grundlegende „Regeln“ beim Design und Inhalt beachten ist Ihrer Kreativität keine Grenze gesetzt. Falls Sie ein bisschen Kreativität benötigen schauen Sie sich ein paar clevere Kampagnen von anderen Unternehmen an. Zum Thema E-Mail-Marketing findet sich eine Liste einiger kreativer Kampagnen hier.

7. Auswertung nicht vergessen!

Mittlerweile haben Sie eine fantastische Kampagne gestartet und senden fleißig Newsletter an Ihre Kunden. Bevor Sie sich allerdings auf Ihrer Arbeit ausruhen fehlt noch ein letzter Schritt.
Es geht um die Auswertung Ihres E-Mail-Marketings. Eine genaue Auswertung zählt zu den wichtigsten Schritten einer guten Online Marketing Strategie. Diese Kontrollen und Auswertungen sollten nicht nur am Ende stattfinden, sondern auch schon während der Kampagne. Die Ergebnisse dieser Auswertung können Ihnen wichtige Informationen liefern und zur Optimierung Ihrer Mailings beitragen.
Es bieten sich diverse E-Mail-Marketing Tools an um Ihnen die Auswertung zu erleichtern. Diese Tools erstellen häufig eine vollständige Analyse Ihrer Nutzer und weisen die relevanten KPIs vollautomatisch aus. Nutzen Sie diese Erkenntnisse und optimieren Sie Ihre Online Bemühungen laufend.

E-Mail-Marketing: Fazit

Nun haben Sie es endlich geschafft! Sie sind E-Mail-Marketing Experte! Mindestens aber auf dem Weg dahin. Natürlich ist noch kein Meister vom Himmel gefallen und es kostet viel Zeit eine gute Newsletter Kampagne zu planen und durchzuführen. Die Ergebnisse überraschen die meisten Marketer und dennoch verkommen Newsletter zu einem der am meisten unterschätzten Kanäle in der Kundenkommunikation. Es bedarf sicherlich ein wenig Tüftelns, doch die Arbeit zahlt sich immer wieder aus.
Wenn Sie sich als Unternehmer weniger auf die Konzeption von E-Mails und mehr auf Ihr kerngeschäft konzentrieren möchten sind wir für Sie da. Als Online Marketing Agentur aus Düsseldorf erarbeiten wir Ihnen eine erfolgreiche E-Mail Marketing Konzeption und unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Ideen. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.